Nytt fakturasystem skapte utfordringer

TEKST: ANNE OMA/MEGABITE | FOTO: BJØRN AAKRE/ MEGABITE

Overgangen til et nytt fakturasystem førte til at flere kunder ikke fikk faktura på et halvt år. Strømkunde Geir Oddvar Olsen mottok siste e-faktura mars 2018. Han forstod gjennom lokalavisen Dalane Tidende at det var problemer med et nytt fakturaprogram, og tenkte at dette ville løse seg etterhvert.

Olsen som hadde vært kunde de siste 55 årene skjønte noe var galt da han mottok en mail et halvt år etterpå, som ønsket han velkommen som kunde.

Tiden etter ble preget av flere uriktige fakturaer og purringer. Etter flere telefonsamtaler, samt et oppmøte på kontoret til Dalane Energi, ble Olsen forsikret at dette ville løses. Etter sjette møte med Dalane Energi følte Olsen endelig at ting ble tatt tak i.

– Etter mye frem og tilbake, følte jeg endelig at jeg ble tatt på alvor. Januar 2019 kom den første lesbare fakturaen, fremdeles på papir. Den første e-fakturaen fikk jeg i slutten av mai 2019. Forhåpentligvis kan dette nå avsluttes, sier Olsen.

Olsen har forståelse over at overgang til nytt fakturasystem førte til problemer for bedriften. For Olsen var situasjonen i en periode frustrerende.

– I ettertid slår det meg at de fikk større problemer enn de var forberedt på. Det fikk selvsagt følge for dialogen. Etterpåklokskap er den mest eksakte vitenskap, så selvfølgelig kunne dette vært håndtert på en annen og bedre måte av både Dalane Energi og meg.

TEKNISKE UTFORDRINGER

Dalane Energi ville ha en mer fleksibel løsning, men valget av leverandør førte med seg mye tekniske kompleksiteter som Dalane Energi ikke var forberedt på. Den sentrale plattformen Elhub ble utsatt. En mellomløsning ble derfor å utvikle to tekniske løsninger.

– I ettertid ser vi at vi burde utsatt konverteringen og kun valgt å gå på Elhub. Da hadde konverteringen blitt utsatt med et år, sier administrerende direktør Idar Sønstabø i Dalane Energi.

«Vi ble veldig synlig på en måte vi ikke ønsket og dette er sterkt beklagelig. Vår viktigste oppgave er å ta vare på kunden på en god måte. Det har vi ikke gjort i dette tilfellet, noe vi absolutt tar selvkritikk for».

– Idar Sønstabø, Administrerende direktør i Dalane Energi

BEKLAGER

Energimarkedet er preget av få og store aktører som «eier» markedet i stor grad og gjør det vanskelig som kunde å få løsninger bedriften ønsker. Salg av strøm er et område som er utsatt for sterk konkurranse og har derfor små marginer.

– For å overleve i dette markedet er det derfor nødvendig å ha enkle og automatiske tjenester i stor grad. Det er også viktig å kunne skille seg ut og bli synlig. Vi ble veldig synlig på en måte vi ikke ønsket og dette er sterkt beklagelig. Vår viktigste oppgave er å ta vare på kunden på en god måte. Det har vi ikke gjort i dette tilfellet, noe vi absolutt tar selvkritikk for. Det er viktig at vi retter opp i dette og kan levere et produkt som kunden er fornøyd med og som er et lite knepp bedre en våre konkurrenter, forteller Sønstabø.

MER STRUKTUR OG OPPFØLGING

Daglig leder Arvid Salvesen Røyneberg i Dalane Energisalg forteller at overgangen til et nytt system kunne blitt håndtert annerledes ved å hatt en bedre organisering internt for å sikre nødvendige forberedelser til en vellykket overgang.

Etter det begynte å bli problemer etablerte Dalane Energisalg jevnlige møter mellom bedrift og leverandør.

– Vi lagde lister med feil og prioriterte fortløpende hvilke oppgaver vi måtte ta først. Utfordringen med nytt fakturasystem har bidratt til at vi nå går inn i fremtidige prosjekter på en mer strukturert måte. Vi har hatt jevnlige oppfølgingsmøter internt, og har hele tiden gjort vårt beste for å alltid ta de beste valgene i enhver situasjon. Det merkes godt internt at vi er forbi en tøff periode, og moralen og kulturen internt er på vei opp igjen, forteller Røyneberg.

Dalane Energi har nå fått en IT-avdeling som ikke fantes tidligere. Denne avdelingen vil være med i hele reisen ved slike systemendringer i fremtiden.